Die Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen in der öffentlichen Verwaltung als IT-organisatorischer Gestaltungsprozeß

Die Arbeit entwickelt einen konzeptionellen Rahmen für den ITorganisatorischen Gestaltungsprozeß bei der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen und berücksichtigt dabei die Besonderheiten der öffentlichen planenden Verwaltung (Ministerialverwaltung). Die Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen greift wie kein anderes ITSystem zuvor in die Ablaufund Aufbauorganisation der öffentlichen Verwaltung ein. Vorgangsbearbeitungssysteme eröffnen grundlegend neue Gestaltungsmöglichkeiten der Bearbeitung von Vorgängen und erfordern zugleich eine an die ITUnterstützung angepaßte, optimierte Organisation der Vorgangsbearbeitung. Der Einführungsprozeß ist durch eine Vielzahl von informationstechnischen und organisatorischen Abhängigkeiten und Wechselwirkungen gekennzeichnet. Informationstechnik und Organisation werden als zwei Determinanten der Gestaltung betrachtet, die bei der Durchführung informationstechnischorganisatorischer Gestaltungsmaßnahmen zu berücksichtigen sind. Der Gestaltungsbedarf ergibt sich aus der Art und Weise der Nutzung des Vorgangsbearbeitungssystems. Ziel der Gestaltung ist eine schrittweise optimierte und an die Spezifika der Behörde angepaßte Nutzung des Vorgangsbearbeitungssystems. Ausgehend von einer Systematisierung der konventionellen und IT-gestützten Vorgangsbearbeitung und einer Untersuchung, inwieweit Methoden und Konzepte des Softwareengineerings, der Verwaltungsmodernisierung und der Organisationswissenschaft informationstechnisch-organisatorische Wechselwirkungen berücksichtigen, wird das Drei-Ebenen-Modell der IT-organisatorischen Gestaltung als konzeptioneller Rahmen entwickelt. Da die konkrete Durchführung ITorganisatorischer Gestaltungsmaßnahmen von den Spezifika der jeweiligen Behörde und dem einzuführenden Vorgangsbearbeitungssystem abhängig ist, wird der IT-organisatorische Gestaltungsprozeß anhand unterschiedlicher Nutzungsstufen von Vorgangsbearbeitungssystemen und an Beispielen IT-organisatorischer Gestaltung des Projekts DOMEA verdeutlicht. „Bei der heutigen Vielfalt und Komplexität von Technikund Organisationsoptionenen fällt der Wirtschaftinformatik deshalb zuallererst die Aufgabe zu, Strukturen, Rahmen und Entscheidungshilfen für diese Vielfalt zu entwickeln. Es müssen Modelle für Organisationsund Technikoptionen erarbeitet und Methoden entworfen werden, um die Optionen mit den jeweils ausgewählten Perspektiven und Organisationssituatiuonen zusammenbringen zu können. Die Unterstützung dieses Auswahl-, Koordinationsund Matchinggprozesses muß im Zentrum des Analyseund Gestaltungsprozesses stehen.“ Prof. Dr. A. Rolf Die Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen in der öffentlichen Verwaltung als IT-organisatorischer Gestaltungsprozeß