Web-basierte Beschaffung

Beschaffungsvorgänge sind aufwändig und komplex, insbesondere papiergebundene Varianten. Unterstützende Software ist jedoch teuer. Daher wurde an der Universität Potsdam eine Online-Beschaffungslösung implementiert, die in diesem Beitrag vorgestellt wird. 1 Motivation und Einleitung Ein zentraler Bereich in der Hochschulverwaltung ist das Beschaffungswesen [ZKB12], das durch komplexe und zeitintensive Prozesse gekennzeichnet ist. Traditionell werden Beschaffungsvorgänge in Papierform abgewickelt, d.h. Formulare werden manuell befüllt, unterschrieben, abgestempelt, auf dem Postweg versandt, auf der Gegenseite wieder abgetippt, etc. Diese Vorgehensweise ist langwierig und fehleranfällig. Umfangreiche, teilweise unübersichtliche Formulare und vielfältige Verwaltungsvorschriften erschweren eine zügige Bearbeitung. So werden häufig Kostenstellen unvollständig oder fehlerhaft angegeben, Wertgrenzen nicht beachtet oder bestehende Rahmenverträge umgangen. Im schlimmsten Fall können dadurch Rückforderungen seitens der Aufsichtsbehörden bzw. klagender Konkurrenten entstehen. Durch eine digitale Datenhaltung und netzbasierte Kommunikation können einige dieser Verfahren unterstützt und vereinfacht werden. Auch anschließende Prozesse wie die Zahlbarmachung von Rechnungen oder die Inventarisierung beschaffter Güter können so gut unterstützt werden. Ein zusätzlicher Mehrwert ist möglich, indem z.B. die Kataloge ausgewählter Anbieter direkt in das Beschaffungssystem integriert werden. Dieser Bedarf wurde auch an der Universität Potsdam gesehen. In Zusammenarbeit mit dem Dezernat für Haushalt und Beschaffung und dem Rechenzentrum der Hochschule wurde ein Web-basiertes System für einen digitalen Beschaffungsprozess entwickelt. Der vorliegende Artikel beschreibt die Herangehensweise und die Ergebnisse dieses Projektes. Die Erkenntnisse sind (ggf. unter Beachtung kleinerer, lokaler Besonderheiten) auf andere Hochschulen übertragbar.